Новости

1. Используйте компетентных специалистов эффективно

Дефицит кадров остается главной проблемой рынка труда. Об этом заявили 85% российских работодателей, опрошенных рекрутинговым сервисом HeadHunter. По нашим оценкам, сейчас примерно 20% рабочей силы на производстве и в логистике находится в дефиците. Причины известны: это и последствия демографической ямы 1990-х и слабый курс рубля, спровоцировавший отток трудовых мигрантов, и нехватка специалистов нужной квалификации. Компании пытаются переманивать кадры друг у друга зарплатой, что уже сказалось на росте цен.

При этом, согласно опросу ITFB Group и HeadHunter, 37% россиян тратят до половины, а 14% — до трех четвертей восьмичасового рабочего дня на рутинные задачи наподобие копирования и печати документов, заполнения отчетности, выполнения бюрократических процедур. Аналитики нашей компании подсчитали, что в среднем задачи, требующие узкой квалификации, занимают лишь 40% рабочего времени профильного специалиста. Остальную часть работы могут делать и люди без специальной подготовки. Практически в любом бизнесе есть всплески и падения спроса. И если в обычной ситуации универсальность сотрудника оправдана, то при пиковых объемах лучше использовать компетенции точечно.

Долгое время мы мыслили в парадигме профессий. Компаниям были нужны водители, программисты, слесари, наладчики, инженеры, юристы, бухгалтеры... Сейчас на первый план выходят виды работ, которые человек способен выполнять лучше и быстрее остальных. Например, в компании трудятся несколько инженеров-разработчиков. Но лишь один из них выполняет до 70% работы при проектировании нового оборудования. Его талант способствует успеху компании, и сам он доволен своей незаменимостью. Но вдруг такой инженер попадает в больницу, и крупный проект оказывается под угрозой срыва. Коллеги разводят руками. Очевидно, что в компании дефицит компетенции, связанной с проектированием нового оборудования. Избежать таких ситуаций и более гибко использовать ресурсы поможет матрица компетенций.

• Составьте перечень видов работ, которые позволят вашей компании процветать.

• Разбейте виды работ на конкретные операции и составьте перечень компетенций, необходимых для выполнения каждой из них.
• Оцените развитость этих компетенций в компании. Например, вы можете сделать матрицу в виде таблички, где по горизонтали обозначены hard skills и soft skills, а по вертикали сотрудники. Провести оценку можно разными способами: оценка 360, тестирование и т.д. Так вы сможете понять, какие скиллы в компании в достатке, какие нужно подтянуть, а каких, возможно, нет вовсе.
• При пиковых нагрузках направляйте людей с определенной компетенцией лишь на те операции, где нужна квалификация. Непрофильные задачи можно поручить более свободным на данный момент коллегам из соседних отделов или передать подрядчикам и самозанятым специалистам. Требования к таким исполнителям будут минимальными, поэтому их нетрудно будет найти.

2. Создавайте и совершенствуйте стандарты

Аналитики «Зарплаты.ру» подсчитали, что 56% россиян не успевают восстанавливаться от работы. При этом, как утверждают эксперты Федерального центра компетенций в сфере производительности труда, реальная загрузка оборудования и персонала на российских предприятиях составляет примерно 50–60%. В некоторых случаях до 70% трудозатрат не имеют ценности для конечного результата.

Например, риелтор смотрит десятки вариантов жилья, наматывая сотни километров по городу и окрестностям, хотя в отдельных случаях мог бы обойтись двумя-тремя выездами. Или упускает клиента из-за того, что слишком долго ждал согласования документов. Избежать «бесполезного» труда во многом помогают стандарты и регламенты.

Генри Форд еще в 1926 году писал: «Если вы понимаете «стандарт» как лучшее из достигнутого на сегодняшний день и завтра это лучшее нужно будет внедрять в практику, вы на верном пути. Но, если вы понимаете стандарт как ограничение, прогресс остановится». В лучшем виде подход к стандартизации как основе для совершенствования воплотила в жизнь японская Toyota. Там понимают: непрерывно улучшать можно только предварительно стандартизированную работу.

Стандарт дает понимание того, сколько времени должно уходить на создание товара или услуги, какова последовательность действий и какой объем запасов потребуется.

• Определитесь, в чем заключается ценность вашего товара или услуги для клиента, за что он готов платить. Каковы его ожидания по времени выполнения заказа.
• Составьте карту рабочего процесса — какие действия, движения, процедуры выполняют сотрудники в процессе создания товара или услуги. Вы можете использовать цифровые инструменты, которые позволяют мониторить перемещения и оценивать усталость по частоте пульса, кровяному давлению, насыщению крови кислородом.
• Сформулируйте оптимальную последовательность действий, стараясь оптимизировать те из них, которые не создают ценности и вызывают усталость.
• Оцените, какие ресурсы необходимы сотрудникам, чтобы создать товар/услугу.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте стандарты вместе с сотрудниками. Пусть каждый в команде думает о том, как сделать работу качественнее и быстрее.

3. Держите мотивацию в фокусе

Важно понимать, чувствуют ли себя сотрудники перегруженными, апатичными или мотивированными в целом и в конкретный момент. В зависимости от этого они будут работать по-разному. Тревис Бредберри, автор бестселлеров, доктор наук и соучредитель консультационного агентства TalentSmart, считает эмоциональный интеллект основным элементом лидерства. Его исследования показали, что от развитости этого качества зависит около 60% результатов любой работы. Понимая структуру эмоций, на них можно влиять.

Например, чувство перегруженности возникает, когда человеку приходится одновременно держать в голове большое количество задач, время выполнения которых ограничено. Тэтчер Вайн, автор книг по самосовершенствованию, утверждает, что лишь 2% населения Земли являются мультизадачниками, то есть могут выполнять две когнитивные задачи одновременно. Остальные вынуждены постоянно переключаться с одной задачи на другую и испытывать стресс, переходящий в безнадежность.

• Чтобы снизить риск перегруженности, внедряйте четкое планирование, приоритизацию задач. Полезно дробить большие цели на мелкие подзадачи, «съедать слона по частям».
• Обращайте внимание на то, как сотрудник воспринимает работу. Перегруженность обычно связана с такими понятиями, как «должен», «обязан» и образом негативных последствий, которые наступят, если человек не справится. Ключевые индикаторы чувства мотивации — слово «хочу» и образ желаемого будущего, которое наступит, когда цель будет достигнута. Поэтому узнайте, что мотивирует ваших сотрудников в жизни. Например, в свободное время программист участвует в благотворительных ярмарках, так как хочет приносить пользу. Зная это, вы можете подумать, как реализовать такие условия в рабочем процессе.
• Не недооценивайте роль по-настоящему захватывающей миссии. Она не должна оставаться листком, с которым ознакамливаются при поступлении на работу. Формируйте образ желаемого будущего для компании, отдела и конкретного человека.
• Создавайте внутри компании безопасное пространство. Даже если ваш бизнес связан с жесткими рамками и сложными клиентами, стремитесь, чтобы в коллективе была атмосфера поддержки и толерантности к ошибкам.